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A gestão de projetos já é bastante conhecida, possuindo inclusive semelhanças com a de gestão de produtos. Porém, quando falamos de gestão de projetos focada em uma área específica, temos que considerar os fatores e a rotina que compõem aquele departamento.
A área de marketing das empresas costuma ter uma rotina agitada, focada em divulgar lançamentos de novos produtos e features, conquistar novos clientes e também relembrar tudo que a empresa já oferece aos seus consumidores.
E no meio de distribuir toda essa informação entre os mais diversos canais, existem os lançamentos de novos produtos e serviços. Esses lançamentos possuem tantas etapas a serem realizadas que se tornam grandes projetos.
Atualmente coordeno a área de gestão de projetos de marketing da Alura – escola de cursos online de tecnologia. Por lá, lançamos mensalmente diversos eventos, que vão desde desafios para os alunos até semanas de aulas gratuitas para o público geral.
Todos esses lançamentos possuem muitas etapas a serem cumpridas, que vão desde a criação dos materiais didáticos pela equipe de instrutores, passando pela fase de divulgação e terminando com a distribuição completa destes materiais ao público pela equipe de marketing.
Observando este cenário, como começar então a fazer uma gestão de projetos focada em lançamentos de marketing? Aqui estão algumas dicas do que tenho aplicado no meu dia a dia para coordenar os lançamentos:
Converse com todas as áreas envolvidas
Um projeto sempre envolve diversas áreas. Converse com as pessoas que estão envolvidas em seu projeto para entender com mais profundidade o que exatamente elas precisam fazer para te entregar as demandas solicitadas e como as suas rotinas são impactadas com estes pedidos.
Crie um cronograma dos projetos
Para mapear todas as fases de um projeto, escreva todas elas em um bloco de notas. Neste momento é importante detalhar ao máximo as tarefas e suas etapas.
Após isso, crie uma planilha e ordene essas tarefas de acordo com as fases do projeto, suas dependências e nomes das equipes ou pessoas que são responsáveis por te entregar aquela tarefa.
Utilize uma ferramenta de organização de tarefas
Utilizar uma ferramenta que te ajude a acompanhar e registrar o andamento das tarefas, como o Trello ou ClickUp, será excelente para te conferir uma visão geral do que está acontecendo.
Este tipo de ferramenta te permite adicionar “donos” para tarefas específicas, incluir detalhes e manter todos os entregáveis em um só lugar.
Mapeie stakeholders
Faça um mapeamento de stakeholders, ou seja, quem são as pessoas que precisam saber sobre o projeto, qual a frequência que precisam receber atualizações e de quais informações precisam.
Isso ajuda a alinhar expectativas com as mais diversas áreas, evita algumas mudanças no projeto e mantém a informação chegando para todos.
Vale reforçar que o nível de detalhamento do andamento neste caso será diferente para cada stakeholder mapeado.
Faça uma reunião de início de projeto
Após mapear quem são os stakeholders de seu projeto, é importante marcar uma reunião de início de projeto, também conhecida como reunião de kickoff, com aqueles que mais precisam de detalhamento, para alinhar prazos e necessidades.
Faça reuniões semanais com quem está mais próximo
Fazer reuniões semanais (ou até diárias) com aqueles que estão mais envolvidos na produção dos conteúdos e materiais é de extrema importância para acompanhar o andamento de todas as fases do projeto.
Esta é uma ótima reunião para discutir aspectos do projeto, pensar em novas ideias, integrar as pessoas e descobrir se alguém está com algum problema para realizar a entrega de uma tarefa.
Testes e melhorias constantes
Faça muitos testes, com tudo. Teste as maneiras de planejamento, de fazer reuniões, de enviar e-mails, de solicitar demandas e também teste os materiais do lançamento (como a landing page, por exemplo).
Esta é uma área de aprendizado constante, em que as coisas nem sempre vão funcionar, às vezes por erros, às vezes por não fazerem sentido para aquele projeto e às vezes por fatores externos ao projeto em si.
Existem diversas formas de gerir projetos de marketing, sendo estas apenas algumas dicas que tenho estudado e aplicado no dia a dia. Como dito anteriormente, é uma área de aprendizado diário, com tentativas, erros, acertos e muitos testes.
É importante lembrar que os lançamentos costumam envolver diversas áreas, como tecnologia, design, atendimento e produto. Ao aplicar uma gestão de projetos ativa no marketing, considere sempre a cultura da empresa e dos times que estarão envolvidos, e procure sempre estudar novas maneiras de unir gestão e estratégia.
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